Ehrenamt darf kein Zeitfresser sein

In der Verbandszeitschrift „Gartenfreund“, Regionalausgabe Berlin, vom Oktober 2024 ist folgender Beitrag erschienen:

KGA Rohrbruchwiesen II vereinfacht die Vereinsarbeit mit digitaler Datenverwaltung

Das Kleingartenwesen kennt Anika Guttzeit schon ziemlich lange: Ihre Parzelle in der KGA Rohrbruchwiesen II in Spandau hatten vorher die Eltern, und vor sechs Jahren übernahm sie den Garten. Erst später lernte sie die Vereinsarbeit kennen: 2021 begann sie, sich im Vorstand zu engagieren. „Obwohl ich eigentlich gar keine Zeit dafür habe“, sagt die freiberufliche Webdesignerin, die durch Job und Familie immer gut eingespannt ist.

Umso mehr legt sie Wert auf Effizienz, strukturiertes Arbeiten und gutes Zeitmanagement – alles Dinge, die im Kleingartenverein nicht gerade selbstverständlich sind. Als sie den Posten der 1. Schriftführerin übernahm, erlebte sie einen kleinen Schock: Sie stieß auf zahllose Word-Dokumente, Excel-Listen und jede Menge Papier. „Das ist auch gut gemacht gewesen“, betont sie, „nur umständlich und schwer zu durchschauen.“ Und so gewann sie den Eindruck: „Dieses Ehrenamt ist eine unfassbare Zeitverbrennungsmaschine!“

Software statt Listen und Papier
Das will Anika Guttzeit in ihrem Verein jetzt ändern. Die Vorstandsarbeit soll effektiver werden, und das heißt vor allem digitaler. Zum Einstieg erstellte sie eine Website für den Verein, die 2022 online ging – als erste unter den sechs benachbarten Kolonien in Haselhorst. „Wir wollten mehr Sichtbarkeit“, sagt sie. Aber natürlich geht es auch darum, die Kommunikation zwischen den Mitgliedern zu verbessern.
Der große Schritt ins digitale Zeitalter geschieht in diesem Jahr: Ein cloudbasiertes System für die gesamte Verwaltung im Verein wird eingeführt. Ob Mitgliederdaten, Rechnungserstellung oder Finanzen, alles soll hier über das Internet bearbeitet und auf einen externen Server ausgelagert werden.

Eine Änderung im System pflegt gleichzeitig mehrere Listen

Eine zentrale Software statt verstreuter Listen und Dokumente bei einzelnen Vorstandsmitgliedern – das wird die Vereinsarbeit in vielerlei Hinsicht erleichtern, ist die Web-Spezialistin überzeugt. „Wenn sich bisher eine Änderung bei den Kontaktdaten der Mitglieder ergibt, dann pflege das nicht nur ich in drei, vier Listen ein, sondern auch unsere Kassiererin. Dafür genügt in Zukunft eine einzige Änderung im System.“

Zudem können die Ehrenamtler damit standortunabhängig arbeiten. „Beim internetbasierten System muss niemand eine Extra-Software auf seinen heimischen Rechner installieren“, so Anika Guttzeit. „Und ganz wichtig: Die Datenschutzvorgaben sind viel besser einzuhalten als bisher.“

Suche nach dem richtigen System
Um den passenden Anbieter für den Verein zu finden, ging sie systematisch vor: Etwa 15 Programme hat sie sich angeschaut, fünf davon schlug sie als engere Auswahl dem Vorstand vor. Gemeinsam mit der Kassiererin hat sie dann verschiedene Standardvorgänge durchgetestet. Denn aktiv arbeiten damit letztlich die Schatzmeister und Schriftführer im Verein. Später sollen auch andere Funktionsträger wie Wasserwart und Koloniepfleger ihre Vorgänge hier integrieren.
„Den Ausschlag, für welches System wir uns entschieden haben, gab die Kasse“, so die Ehrenamtlerin. Und das in zweierlei Hinsicht: Zum einen sollte die Kassenführung mit der künftigen Software besonders unkompliziert sein, zum anderen war der Preis ein Kriterium. „Da wir ein kleiner Verein mit 61 Pächtern sind, müssen wir schon auf den Taler schauen.“

Daten müssen übertragen werden
Den Zuschlag erhielt eine Vereinssoftware, die in dieser Größenordnung gerade mal zehn Euro im Monat kostet. Hinzu kommt allerdings die Arbeit, die Anika Guttzeit jetzt investiert, um die alten Vorgänge ins neue System zu übertragen. „Das ist für mich einmal pro Woche ein Abend, etwa zwei bis vier Stunden“, schätzt sie. „Man kann zwar auch erst einmal alle bestehenden Listen integrieren und dann nach und nach aufarbeiten, aber ich mache lieber einen sauberen Neuanfang.“

Die Schriftführerin weiß, dass sie gegenüber anderen Ehrenamtlichen im Vorteil ist, weil sie beruflich mit solchen Systemen vertraut ist. „Ich kann mir vorstellen, dass das eine Hürde für Leute ist, die nicht so versiert sind“, räumt sie ein. Aber wer sich mit Word und Excel auskenne, könne sich auch hier rasch einfuchsen: „Viele Anbieter haben Schulungsvideos online und bieten persönlichen Support.“
Bei dem Digitalisierungsprojekt wusste Anika Guttzeit den 1. und 2. Vorsitzenden des Vereins voll hinter sich: „Beide möchten, dass der Laden läuft und die Verwaltungsarbeit so einfach wie möglich ist. Dann haben wir mehr Zeit für produktive Dinge, die den Verein voranbringen.“ Auch die Mitglieder werden über das Projekt auf dem Laufenden gehalten, zuletzt bei einer Versammlung im September.
Bis zum Winter soll die Umstellung der Daten abgeschlossen und das System gründlich getestet sein. Dann sollen schon die nächsten Jahresrechnungen damit erstellt werden.

Der Versand erfolgt zunächst weiterhin per Post, aber das klare Ziel ist, künftig viel weniger Papier hin- und herzuschicken. „Die meisten, die jetzt neu in den Verein kommen, fragen sowieso: Geht es nicht per E-Mail?“, berichtet Anika Guttzeit.

Nachwuchs gewinnen

Vor allem geht es aber darum, durch die Digitalisierung den gesamten Verwaltungsaufwand für den Vorstand zu verringern. Nur so, ist die Schriftführerin überzeugt, kann die aktive Vereinsarbeit attraktiver werden. Denn ehrenamtlicher Nachwuchs lasse sich nur gewinnen, wenn es ein gut funktionierendes, transparentes System gibt, das keine lange Einarbeitung braucht und leicht in der Handhabung ist. „So kann ich mit dem Tablet oder Laptop im Garten sitzen und Daten verwalten“, erklärt Anika Gutzeit ihre Vorstellung vom entspannten Ehrenamt. „Wenn der Gartennachbar vorbeikommt und sagt, er hat eine neue Telefonnummer, kann ich das direkt einpflegen und für alle im Vorstand sofort sichtbar machen.“

Wie viele andere Vereine auch ist die KGA Rohrbruchwiesen II dringend auf neue Ehrenamtler angewiesen: Im nächsten Jahr sind gleich mehrere Posten zu besetzen, auch für die langjährige Kassiererin wird eine Nachfolge gesucht. Mit dem neuen System habe man ein gutes Argument, auch jüngere Mitglieder von der Mitarbeit zu überzeugen, hofft die Schriftführerin. Dann hätte sich die Digitalisierung mehrfach ausgezahlt: „Ich bin hundertprozentig sicher, dass es sich auch für einen kleinen Verein total lohnt.“

Klaus Pranger, Redakteur Berliner Gartenfreund, Verlag W. Wächter

Dieser Textbeitrag ist in der Verbandszeitschrift „Gartenfreund“, Regionalausgabe Berlin, Oktober 2024, Seite 26-27, erschienen und mit freundlicher Genehmigung des Verlags W. Wächter auch auf der Webseite des Landesverbandes Berlin der Gartenfreunde e. V. und auf den Webseiten von im Gartenbund-Webseitensystem des Landesverbandes angeschlossenen Vereinen und Verbänden .

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